Kurz gesagt: Wir verarbeiten nur Daten, die wir wirklich brauchen. Audio-Aufnahmen bleiben auf Servern in Deutschland. Audio bleibt in Deutschland. Bei der Anrufverarbeitung laufen Transkription (EU-Endpoint Frankfurt) und KI-Verarbeitung (Google Vertex AI, EU-Region — technisch erzwungen) in der EU; in die USA übermitteln wir dabei nur Antwort-Texte zur Sprachausgabe sowie transaktionale E-Mails — jeweils mit geeigneten Garantien (Standardvertragsklauseln, Auftragsverarbeitungsverträge). Sie können jederzeit Auskunft, Berichtigung oder Löschung verlangen.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Ocestra GmbH, vertreten durch die Geschäftsführer
Maurizio Di Tullio, Ferdinando Dicorato
Weidestraße 24, 30453 Hannover, Deutschland
E-Mail: info@ocestra.ai
Telefon: +49 162 10 86 130
Datenschutzanfragen: legal@ocestra.ai
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt: In unserer aktuellen Konstellation — weniger als 20 Personen, die ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind — besteht keine gesetzliche Benennungspflicht (§ 38 BDSG). Sollte sich Art oder Umfang unserer Verarbeitung wesentlich ändern, prüfen wir die Benennung erneut.
2. Überblick: unsere zwei Rollen
Ocestra verarbeitet personenbezogene Daten in zwei unterschiedlichen Rollen:
- Website-Besuch (Verantwortlicher): Für Daten, die beim Besuch dieser Website anfallen, sind wir Verantwortlicher. Siehe Abschnitte 3–4.
- Telefonassistenz für Geschäftskunden (Auftragsverarbeiter): Wenn ein Geschäftskunde unseren Dienst einsetzt und Anrufer von unserer KI-Assistentin entgegengenommen werden, verarbeiten wir diese Anruferdaten im Auftrag des jeweiligen Kunden. Verantwortlicher gegenüber den Anrufern ist dann der Kunde; Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Anfragen von Anrufern richten sich daher primär an den angerufenen Betrieb. Siehe Abschnitt 5.
3. Welche Daten wir verarbeiten (Website)
3.1 Nutzungsdaten (Website)
Beim Besuch unserer Website werden automatisch folgende Daten erfasst: IP-Adresse (anonymisiert durch server-seitige Kürzung auf unserem Hetzner-Server in Deutschland — kein Transfer der vollständigen IP-Adresse an Drittländer), Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seiten, verwendeter Browser und Betriebssystem. Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des Betriebs genutzt.
3.2 Warteliste (Frühzugang)
Wenn Sie sich über das Wartelisten-Formular für den Frühzugang zu einem Ocestra-Produkt vormerken lassen, verarbeiten wir:
- Name und E-Mail-Adresse (Pflichtfelder)
- Firmenname und Nachricht (optional, nur sofern angegeben)
- Gewähltes Produkt (Mailbox / Mailbox Pro / Telefonagent)
Diese Daten werden ausschließlich zur Kontaktaufnahme für die Produktverfügbarkeit verwendet. Sie werden auf Servern in Deutschland (Hetzner Online GmbH) gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Formular-Absenden).
3.3 Anonymes Funnel-Tracking (First-Party)
Nach Ihrer Einwilligung erfassen wir anonyme Nutzungsereignisse (z. B. Produktansichten, Klicks auf CTA-Buttons). Diese Daten enthalten keine personenbezogenen Informationen — keine Namen, keine E-Mail-Adresse, keine IP-Adresse. Es wird eine zufällig generierte, nicht zurückverfolgbare Sitzungs-ID verwendet. Die Daten werden auf unseren eigenen Servern in Deutschland gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung).
3.4 PostHog (Produktanalyse, Heatmaps, Sitzungsaufzeichnung)
Wir nutzen PostHog (Anbieter: PostHog Inc., betrieben auf PostHog Cloud EU, Rechenzentrum Frankfurt, Deutschland) für Nutzungsanalyse, Heatmaps und Sitzungsaufzeichnungen. PostHog wird ausschließlich nach Ihrer aktiven Einwilligung geladen — vor Ihrer Entscheidung findet kein Laden, kein Init und kein Datentransfer an PostHog statt.
Cookielos und anonym (defense-in-depth): PostHog ist so konfiguriert, dass es keine Cookies und keinen lokalen Browser-Speicher verwendet. Es werden keine personenbezogenen Profile erstellt. Es findet kein Datentransfer in die USA statt — alle Daten verbleiben auf Servern in der EU (Frankfurt). Sitzungsaufzeichnungen sind auf öffentliche Marketing-Seiten beschränkt; eingeloggte Bereiche werden nicht aufgezeichnet. Alle Eingabefelder (z. B. Warteliste) sind in Aufzeichnungen vollständig maskiert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung). Mit PostHog wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie im Footer dieser Website auf „Analyse-Einstellungen" klicken — das Einwilligungs-Banner erscheint erneut. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.
3.5 Kontakt- und Registrierungsdaten (Plattformnutzer)
Wenn Sie sich als Kunde auf der Ocestra-Plattform registrieren, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Betriebstyp und die von Ihnen eingegebenen Informationen zu Ihrem Betrieb (z. B. Öffnungszeiten, Name des Agenten).
3.6 Kontaktformular („Gespräch vereinbaren")
Über das Kontaktformular erheben wir Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und optional eine Nachricht sowie den Anlass Ihrer Anfrage. Diese Angaben werden nicht in einer Datenbank gespeichert, sondern ausschließlich als interne E-Mail an unser Vertriebsteam (sales@ocestra.ai) übermittelt und dort zur Beantwortung Ihrer Anfrage verwendet. Den Versand übernimmt unser E-Mail-Dienstleister Resend (siehe Abschnitte 6 und 7); es gelten EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Ein Missbrauchsschutz (Ratenbegrenzung, Honeypot-Feld) verarbeitet dabei technisch Ihre IP-Adresse, ohne sie zu speichern.
4. Rechtsgrundlagen (Website)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG — Einwilligung (Analyse-Tools: PostHog, First-Party-Tracking, Heatmaps, Sitzungsaufzeichnung; Warteliste)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigte Interessen (Server-Logs, IP-Anonymisierung, Betriebssicherheit — Hetzner)
5. Telefonassistenz-Dienst (Ocestra als Auftragsverarbeiter)
Dieser Abschnitt beschreibt, wie der Dienst Anruferdaten technisch verarbeitet. Verantwortlicher gegenüber den Anrufern ist der jeweilige Geschäftskunde; wir handeln als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).
KI-Hinweis und Ihre Entscheidung. Zu Beginn jedes Anrufs weist sich der Assistent als KI-System aus (Art. 50 KI-Verordnung), nennt das Unternehmen, für das er Anrufe entgegennimmt, und fragt nach Ihrer Zustimmung zur KI-gestützten Verarbeitung. Ihre Antwort auf diese Frage wird über dieselbe EU-Verarbeitungskette erkannt wie das übrige Gespräch (Transkription über den EU-Endpoint, KI-Verständnis über Google Vertex AI in der EU); eine Übermittlung in Drittländer findet dabei nicht statt. Ihre Entscheidung wird protokolliert. Die Audio-Aufzeichnung des Anrufs (Ihre Stimme und die Stimme des Assistenten) beginnt technisch mit Gesprächsbeginn und erfolgt in beiden Modi; Ihre Entscheidung steuert, ob eine Transkription und KI-gestützte Auswertung stattfinden.
Mit Ihrer Zustimmung (KI-Modus). Stimmen Sie zu, wird das Gespräch transkribiert, das Anliegen KI-gestützt verstanden und als Aufgabe für das Unternehmen aufbereitet. Gespeichert werden das Transkript, die Metadaten sowie die Audio-Aufzeichnung des Gesprächs; die Aufzeichnung bleibt auf Servern in Deutschland und dient dem Unternehmen dazu, Ihre Nachricht abzuhören und mit dem Transkript abzugleichen. Die Audiodatei wird — unabhängig vom Modus — nach 7 Tagen automatisch gelöscht; Transkript und Metadaten bleiben bis zu 90 Tage gespeichert (siehe Speicherdauer).
Ohne Zustimmung (Anrufbeantworter-Modus). Stimmen Sie nicht zu, schweigen Sie oder widersprechen Sie während des Gesprächs, wechselt das System in einen klassischen Anrufbeantworter: Es werden nur Ihre Sprachnachricht und die Verbindungsdaten (Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer) gespeichert. Eine Transkription oder KI-gestützte Auswertung findet dann nicht statt — das ist technisch ausgeschlossen, nicht nur organisatorisch.
Sensible Angaben. Der Assistent fragt gezielt nach organisatorischen Angaben (zum Beispiel Name, Rückrufnummer, Anliegen, Terminwunsch). Je nach Anliegen können im Gespräch auch gesundheitsbezogene oder andere sensible Angaben (Art. 9 DSGVO) fallen; in diesem Fall stützt sich die Verarbeitung auf Ihre zu Gesprächsbeginn erteilte ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Solche Angaben werden ausschließlich zur Aufnahme und Weitergabe Ihres Anliegens an das Unternehmen verwendet — nicht zu Werbezwecken, nicht für Profilbildung und nicht zum Training von KI-Modellen.
Keine Nutzung für KI-Training. Ihre personenbezogenen Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Auswertungen zur Verbesserung des Dienstes erfolgen nur je Unternehmen und werden anschließend anonymisiert.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Verarbeitete Daten: Rufnummer, gesprochener Inhalt (Audio und Transkript), Zeitpunkt und Dauer des Anrufs sowie freiwillig mitgeteilte Angaben (Name, Rückrufnummer, Anliegen).
Verarbeitungsschritte: Audio-Empfang (SIP) → Sprache-zu-Text-Transkription → KI-Verständnis des Anliegens → Sprachausgabe → Speicherung von Audio-Aufzeichnung und Transkript → asynchrone Qualitätsauswertung.
Protokollierung: Einwilligungsentscheidung (Ja/Nein), Zeitstempel und Rufnummer werden revisionssicher dokumentiert und dauerhaft separat von den Gesprächsinhalten aufbewahrt.
Speicherdauer: Anruf- und Mitteilungsdaten werden standardmäßig nach 90 Tagen automatisch gelöscht (je Unternehmen konfigurierbar). Audiodateien — die Gesprächsaufzeichnung im KI-Modus ebenso wie Sprachnachrichten aus dem Anrufbeantworter-Modus — werden nach 7 Tagen gelöscht. Nachweise über erteilte oder verweigerte Einwilligungen bewahren wir — getrennt von den Inhalten — drei Jahre ab Ende des Jahres des Anrufs auf (Rechenschaftspflicht, Art. 5 Abs. 2, Art. 7 Abs. 1 DSGVO); Sicherheits- und Zugriffsprotokolle zwölf Monate. Gelöschte Daten fallen aus Sicherungskopien nach deren Ablauf (täglich 7 Tage, wöchentlich 4 Wochen) unwiederbringlich heraus.
Datenort: Transkription und KI-Verarbeitung erfolgen in der EU (Deepgram, EU-Endpoint Frankfurt; Google Vertex AI, EU-Region Frankfurt — technisch erzwungen, eine Konfiguration außerhalb zulässiger EU-Regionen führt zum Startabbruch). Für die Sprachausgabe werden Antwort-Texte an Cartesia (USA) übermittelt; transaktionale E-Mails versendet Resend (USA) — jeweils auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit EU-Standardvertragsklauseln (SCC).
6. Eingesetzte Subprozessoren
Eine vollständige, versionierte Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter — mit Standort, Übermittlungsgrundlage und vertraglichem Status — finden Sie unter ocestra.ai/subprozessoren. Änderungen kündigen wir Kunden gemäß AVV mit angemessener Frist an.
7. Drittlandübermittlung (USA)
In Drittländer (USA) werden nur übermittelt: Antwort-Texte zur Sprachausgabe (Cartesia) und transaktionale E-Mails (Resend). Grundlage sind EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Transkription, Sprachverarbeitung und Auswertung der Anrufe verbleiben in der EU; das Hosting erfolgt in Deutschland.
8. Speicherung und Sicherheit
Gespeicherte Website-Daten liegen auf Servern in Deutschland (Hetzner Online GmbH); Kontaktformular-Anfragen werden nicht gespeichert, sondern nur als E-Mail übermittelt (Abschnitt 3.6). Für den Anrufdienst gilt: Audio verbleibt in Deutschland; Transkripte und abgeleitete Daten werden gemäß Abschnitt 7 auch an EU- bzw. US-Dienstleister übermittelt. Wir setzen aktuelle Verschlüsselungsstandards ein (TLS für den Datentransport, verschlüsselte Backups). Eine Ausnahme ist die Zuführung eingehender Telefonanrufe durch unseren Netzbetreiber: diese Teilstrecke im Telefonnetz ist nicht verschlüsselt. Innerhalb unserer Plattform wird der Audio-Transport verschlüsselt, und das Audio verlässt Deutschland nicht. Mandantentrennung, rollenbasierte Zugriffskontrolle und automatisierte Löschläufe sind implementiert.
9. Ihre Rechte
- Auskunft (Art. 15 DSGVO) — welche Daten wir über Sie gespeichert haben
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger Daten
- Löschung (Art. 17 DSGVO) — Löschung Ihrer Daten
- Einschränkung (Art. 18 DSGVO) — Einschränkung der Verarbeitung
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Export Ihrer Daten
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen
- Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
Wenden Sie sich an: legal@ocestra.ai. Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzulegen (Art. 77 DSGVO).
10. Cookies und lokaler Speicher
Ohne Ihre Einwilligung findet keinerlei Analyse-Speicherung auf Ihrem Endgerät statt — weder sessionStorage noch localStorage für Analyse-Zwecke.
Im lokalen Speicher wird ausschließlich Ihre Einwilligungs-Entscheidung gespeichert (technisch notwendig i.S.v. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG — kein Tracking, kein Profiling). Nach erteilter Einwilligung wird im Session-Speicher eine anonyme Sitzungs-ID für das First-Party-Tracking abgelegt. Die Produktanalyse (PostHog) setzt keine Analyse-Cookies — alle PostHog-Daten verbleiben im flüchtigen Arbeitsspeicher der laufenden Browser-Session.
11. Änderungen dieser Erklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail (sofern vorhanden).